timum

Online-Terminmanagement für die Immobilienwirtschaft

Online-Terminmanagement heißt: Ihre freien Zeiten stehen im Netz, Ihre Kontakte wählen selbst einen davon aus, und die Bestätigung geht ohne Ihr Zutun raus. Sie telefonieren keine Terminvorschläge mehr durch, sondern sehen morgens, was über Nacht gebucht wurde.

In der Immobilienwirtschaft betrifft das mehr als Besichtigungen: Beratungsgespräche, Wohnungsübergaben, Objektaufnahmen, Handwerkertermine und Eigentümergespräche laufen nach demselben Muster — mehrere Beteiligte, knappe Zeitfenster, ein Ortswechsel dazwischen. Diese Seite erklärt, woraus Online-Terminmanagement besteht, wo manuelle Koordination Zeit kostet und wie der Ablauf mit timum aussieht.

Woraus Online-Terminmanagement besteht

Vier Bausteine, unabhängig vom Anbieter:

  1. Verfügbarkeiten. Die Regeln, wann überhaupt gebucht werden darf: Sprechzeiten, Puffer zwischen zwei Terminen, Vorlaufzeit, Termindauer je Anlass. Einmal gepflegt, gelten sie für jede Buchung.
  2. Buchungskanäle. Der Weg, auf dem Ihr Kontakt zum Kalender kommt — Link in der E-Mail, Widget auf der Website, QR-Code im Exposé, Eintrag im Google-Unternehmensprofil.
  3. Bestätigung und Erinnerung. Automatische Nachricht direkt nach der Buchung, Erinnerung vor dem Termin, Absagemöglichkeit mit zwei Klicks.
  4. Rückfluss in Ihre Systeme. Der gebuchte Termin steht in Ihrem Kalender und im CRM, die Kontaktdaten sind erfasst, der Slot ist für andere gesperrt.

Fehlt einer der vier, entsteht Nacharbeit: ohne Regeln kommen Buchungen zur Unzeit, ohne Rückfluss tippen Sie Termine ab, ohne Erinnerung steigt die Ausfallquote.

Wo manuelle Terminvergabe Zeit kostet

Der Aufwand steckt selten im einzelnen Anruf, sondern in der Kette davor und danach:

  • Terminvorschläge und Rückfragen. Sie inserieren ein Objekt und haben am selben Abend fünfzehn Anfragen. Vorschläge verschicken, auf Antworten warten, Vorschläge anpassen: für einen einzigen Besichtigungstermin kommt schnell eine halbe Stunde reine Koordination zusammen.
  • Doppelbuchungen. Zwei Kolleginnen vergeben denselben Slot, weil der eine Kalender den anderen nicht kennt.
  • Nicht erschienene Interessenten. 20–30 % der vereinbarten Termine fallen ersatzlos aus. Die Anfahrt haben Sie trotzdem.
  • Abtippen. Jeder telefonisch vereinbarte Termin wird zweimal erfasst: einmal im Kalender, einmal im CRM.

Bei acht Anfragen am Tag und fünf Minuten Terminabsprache je Anruf sind das rund 170 Stunden im Jahr — nur für die Absprache, die ausgefallenen Termine noch nicht eingerechnet. Wie viel Sie das kostet, rechnet dieser Rechner durch: Anrufe pro Tag, Ausfallquote, Besichtigungsdauer.

So läuft Online-Terminmanagement mit timum ab

  1. Verfügbarkeiten einmal festlegen. Sie hinterlegen Sprechzeiten und Puffer als Regel. timum erzeugt daraus die buchbaren Zeiten, statt dass Sie einzelne Slots eintragen (Sprechzeiten-Regeln).
  2. Kalender verbinden. Outlook, Google und Apple iCloud werden in beide Richtungen synchronisiert: private Termine blocken automatisch, gebuchte Termine landen in Ihrem Kalender (Kalender-Synchronisation).
  3. Buchungsweg wählen. Je Kanal entscheiden Sie, ob sofort verbindlich gebucht, nur angefragt oder ausschließlich auf Einladung gebucht werden kann (Drei Buchungswege).
  4. Link verteilen. Derselbe Kalender ist als Link, als Widget auf Ihrer Website, als QR-Code im Exposé und über Ihr Google-Unternehmensprofil erreichbar (Booking Channels).
  5. Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch. Nach der Buchung geht die Bestätigung raus, 24 Stunden vorher die Erinnerung mit Adresse und 2-Klick-Absage. Wer absagt, gibt den Slot wieder frei (Termin-Erinnerungen).
  6. Termin fließt zurück ins System. Über die CRM-Anbindung steht die Buchung mit Kontaktdaten dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet (CRM-Integration).

Terminmanagement im Team und über mehrere Standorte

Sobald mehrere Personen Termine vergeben, wird aus Terminvergabe Koordination. timum bildet das über Anbieter-Kalender ab: jedes Team, jeder Standort und jedes Projekt bekommt einen eigenen Kalender, und die freien Zeiten aller Objekte laufen in einer Ansicht zusammen. Wer welches Objekt betreut, steuern Sie über die Zuständigkeiten — Benachrichtigungen gehen an die betreuende Person, nicht an alle.

Wie das im Maklerbüro mit zwölf Personen aussieht, steht in Team-Kalender und Besichtigungen zentral koordinieren.

Was sich messbar ändert

Tipp

Anbieter berichten von bis zu 90 % weniger Koordinationsaufwand. Automatische Erinnerungen senken die No-Show-Quote von 20–30 % auf unter 10 %. Über 2 Mio. Termine wurden bereits über timum koordiniert, von mehr als 5.000 Anbietern.

Der erste buchbare Kalender steht in etwa 15 Minuten: Kalender verbinden, Sprechzeiten hinterlegen, Buchungslink verschicken.

Häufige Fragen zum Online-Terminmanagement

Brauche ich dafür eine eigene Website? Nein. Der Buchungslink funktioniert ohne Website — in der E-Mail, im Exposé, per QR-Code oder über Ihr Google-Unternehmensprofil. Wenn Sie eine Website haben, lässt sich der Kalender als Widget direkt einbetten.

Was passiert bei einer Absage? Jede Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail enthält einen Absagelink. Wer absagt, gibt den Slot frei, und die Zeit steht sofort wieder zur Buchung. Sie werden benachrichtigt, müssen aber nichts nachpflegen.

Werden private Termine sichtbar? Nein. Aus verbundenen Kalendern übernimmt timum nur die Information, dass eine Zeit belegt ist — Titel und Teilnehmende bleiben außen vor.

Wo liegen die Daten? Auf Servern in deutschen Rechenzentren, ausgeliefert über den Standort Frankfurt am Main, mit automatischen Löschfristen. Details unter Sicherheit & Datenschutz und Datensicherheit & DSGVO.

Was kostet Online-Terminmanagement? timum rechnet über Tickets ab: Ein Ticket aktiviert ein Objekt für 30 Tage mit unbegrenzt vielen Terminen. Zehn Objekt-Tickets kosten 40 € im Monat netto, also 4 € je Objekt; Team-Mitglieder sind in jedem Tarif kostenlos. Einzelne Tickets gibt es ohne Tarif für 7 € netto, ohne Grundgebühr und ohne Laufzeit. Die Tarife stehen unter Preise.

Nächster Schritt

Legen Sie einen buchbaren Kalender an und verschicken Sie den ersten Buchungslink. 30 Tage kostenlos testen — keine Kreditkarte erforderlich.

Passend zu Ihrer Situation: Terminkoordination bei Besichtigungen automatisieren · Fahrtzeit zwischen Besichtigungen reduzieren · No-Shows bei Open-House-Events senken