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Benutzer, Rollen und Manager-Ansicht

In timum arbeiten Sie selten allein: Kolleginnen tragen Termine ein, eine Koordinatorin beantwortet Anfragen, ein Makler ist in zwei Büros aktiv. Dieser Artikel erklärt, wie Benutzer, Anbieter-Kalender und Accounts zusammenhängen und wo Sie Ihr Team verwalten.

Benutzer, Anbieter-Kalender, Account

  • Ein Benutzer ist eine Person mit eigenem Login. Benutzer kosten nichts.
  • Ein Anbieter-Kalender ist der gemeinsame Kalender eines Teams mit seinen Ressourcen, Terminarten und Buchungslinks. Ein Benutzer kann Mitglied in beliebig vielen Anbieter-Kalendern sein – auch in Kalendern verschiedener Firmen.
  • Ein Account ist die Firma dahinter: Er trägt Tarif und Abrechnung und kann mehrere Anbieter-Kalender enthalten.

Ein Login für alles

Sie brauchen nur einen timum-Benutzer, egal in wie vielen Kalendern Sie mitarbeiten. Zwischen den Kalendern wechseln Sie oben rechts über das Menü mit Ihrem Namen.

Team-Mitglieder verwalten

Die Mitglieder eines Anbieter-Kalenders verwalten Sie unter Einstellungen → Benutzer. Die Tabelle zeigt Vorname, Nachname, E-Mail, Mobilnummer und die Rolle (1) jedes Mitglieds. Wer den Kalender angelegt hat, trägt die Rolle Besitzer.

Über Mitglied hinzufügen (2) nehmen Sie eine weitere Person anhand ihrer E-Mail-Adresse auf. Hat die Person noch keinen timum-Benutzer, legt sie ihn beim ersten Login an.

Einstellungen → Benutzer · (1) Rolle · (2) Mitglied hinzufügen
Einstellungen → Benutzer · (1) Rolle · (2) Mitglied hinzufügen

Neue Mitglieder sehen den gemeinsamen Kalender, können Termine eintragen und als Kontaktperson einer Ressource zugeordnet werden. Damit sie selbst buchbar sind, brauchen sie eine eigene Ressource.

Nutzen Sie onOffice, kommen Team-Mitglieder meist automatisch aus dem CRM: siehe Team-Mitglieder anlegen – mit oder ohne onOffice-Verknüpfung.

Persönliche Einstellungen und Ihre Kalender

Jeder Benutzer hat einen eigenen Bereich, erreichbar oben rechts über das Menü mit Ihrem Namen:

  • Persönliche Einstellungen: Ihre Benutzerdaten, Passwort, Sprache, die verbundenen Kalenderkonten (Microsoft 365, Google, iCloud) und Ihr Standard-Kontaktprofil.
  • Anbieter-Kalender: Für jeden Kalender, in dem Sie Mitglied sind, eine Kachel mit den Buttons Terminplanung (1) (öffnet den Kalender), Buchungsvorschau (2) (zeigt Ihre Buchungsseite, wie Kunden sie sehen) und Kontaktprofil (3) (Ihre Kontaktdaten speziell für diesen Kalender).
Persönliche Einstellungen → Anbieter-Kalender · (1) Terminplanung · (2) Buchungsvorschau · (3) Kontaktprofil
Persönliche Einstellungen → Anbieter-Kalender · (1) Terminplanung · (2) Buchungsvorschau · (3) Kontaktprofil

Manager-Ansicht und Organizer-Ansicht

timum kennt zwei Oberflächen. Die Manager-Ansicht ist der vollständige Kalender mit allen Einstellungen – das, was Sie nach der Anmeldung über die Website sehen. Die Organizer-Ansicht ist die schlanke Terminplanung innerhalb eines CRM-Systems wie onOffice, in der Einstellungen ausgeblendet sind under Fokus auf einer einzelnen Ressource liegt.

Sind Sie in der Organizer-Ansicht und brauchen eine Einstellung, klicken Sie oben rechts auf den grauen Kreis mit drei Streifen und wechseln Sie zur Manager-Ansicht. Dort finden Sie Einstellungen, alle Ressourcen, Benutzer und Ihre persönlichen Einstellungen wie oben beschrieben.

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